Algemene voorwaarden bij software ontwikkeling: vier zaken waar u bij het opstellen op moet letten!

Waarom moeten softwareontwikkelaars gebruik maken van terms and conditions?

Eigen algemene voorwaarden hanteren is bij software ontwikkeling een musthave. Deze terms and conditions worden van toepassing verklaard op de software overeenkomst die wordt aangegaan met een opdrachtgever die de opdracht heeft gegeven om maatwerk software of een applicatie te laten ontwikkelen. Door het hanteren van algemene voorwaarden die zijn toegeschreven op de dienstverlening van de softwareontwikkelaar worden de relevante juridische risico's afgedekt. In deze blog worden vier onderwerpen besproken die volgens ITS LEGAL altijd in de algemene voorwaarden van een softwareontwikkelaar moeten worden opgenomen.

Betaling voor de ontwikkeling van de software

Een belangrijk onderdeel van de algemene voorwaarden zijn de bepalingen over hoe en wanneer er moet betaald moet worden voor de softwareontwikkeling wat is afgesproken in het software contract. Het is bij software ontwikkeling gebruikelijk om de opdrachtgever in verschillende termijnen te laten betalen aangezien er bij de ontwikkeling met verschillende fases wordt gewerkt die door de softwareontwikkelaar worden afgerond. Wordt er daarentegen een dienst afgenomen zoals een hostingpakket of het laten registreren van een domeinnaam dan is het aan te raden om de opdrachtgever vooraf te laten betalen en dit op te nemen in de algemene voorwaarden. 

Meerwerk

Op voorhand vast stellen hoeveel uur precies het ontwikkelen van software of een applicatie gaat duren is vrijwel onmogelijk aangezien er zich altijd onvoorziene omstandigheden kunnen voordoen. Indien het aantal te besteden uren wat is afgesproken met de opdrachtgever overschreden wordt, is het aan te raden om een bepaling in de algemene voorwaarden op te nemen die iets regelt voor het geval van meerwerk. In de terms and conditions kan bijvoorbeeld worden opgenomen dat in het geval de ontwikkeling van de software meer uren gaat kosten de ontwikkelaar de extra gemaakte uren tegenover het geldende tarief zoals opgenomen in de overeenkomst bij de opdrachtgever mag factureren. Daarnaast is het aan te raden om als softwareontwikkelaar op te nemen dat meerwerk geweigerd kan worden en dat er in dit geval een separate overeenkomst moet worden gesloten. Dit kan handig zijn in het geval het meerwerk een andere inhoud heeft dan de oorspronkelijke werkzaamheden.

Intellectuele eigendomsrechten ten aanzien van de software

Bij wie de intellectuele eigendomsrechten komen te liggen is altijd een discussiepunt bij het aangaan van een overeenkomst tussen een softwareontwikkelaar en een opdrachtgever. Het is daarom aan te raden hoe de overdracht van de intellectuele eigendomsrechten geregeld is op te nemen in de algemene voorwaarden van de softwareontwikkelaar. Wordt er bijvoorbeeld alleen maar maatwerk software ontwikkeld? Dan wil de opdrachtgever vaak graag de auteursrechten hebben die op de software rusten. Dit kan worden geregeld door deze over te dragen in de software overeenkomst aangezien overdracht alleen kan plaatsvinden met een akte (overeenkomst) en een handtekening van beide partijen. Maakt de softwareontwikkelaar ook gebruik van eigen standaard software bij de ontwikkeling? Dan is het aan te raden om op te nemen in de algemene voorwaarden dat de toepasselijke auteursrechten bij de softwareontwikkelaar blijven liggen.

Acceptatietest en oplevering van de software

De te ontwikkelen software wordt vaak in verschillende fases opgeleverd waarbij de opdrachtgever de bevoegdheid om de software te testen en een goedkeuring of een afwijzing te geven. Het is aan te raden om in de algemene voorwaarden op te nemen dat de software binnen een bepaalde termijn moet worden goedgekeurd door de opdrachtgever en na het verstrijken van deze termijn geacht te zijn goedgekeurd. Daarnaast moet er een hersteltermijn worden opgenomen waarin de softwareontwikkelaar de gelegenheid krijgt om fouten te op te lossen die naar voren zijn gekomen tijdens de acceptatietest van de opdrachtgever.

Door de voorgaande onderwerpen op te nemen in de algemene voorwaarden bij software ontwikkeling worden de juridische risico's voor de software ontwikkelaar beperkt indien er een overeenkomst wordt aangegaan met een opdrachtgever. Het is verder aan te raden dat er aan de opdrachtgever duidelijk wordt gemaakt dat de terms and conditions van toepassing moeten worden verklaard op de overeenkomst. Het argument dat hierbij gebruikt kan worden is dat deze algemene voorwaarden zijn toegeschreven op de dienstverlening van de softwareontwikkelaar.