Checklist algemene voorwaarden van Software as a Service (SaaS)-leveranciers

Waarom moet een SaaS-leverancier eigen algemene voorwaarden hanteren?

Eigen algemene voorwaarden hanteren is voor SaaS-leveranciers erg belangrijk. Deze voorwaarden worden van toepassing verklaard op de overeenkomst die wordt aangegaan met de klant die de SaaS-dienst wil afnemen. Door het hanteren van algemene voorwaarden die zijn toegeschreven op de dienstverlening van de SaaS-leverancier worden de relevante juridische risico's afgedekt. In deze blog worden wordt een checklist beschreven die volgens ITS LEGAL gebruikt moet worden bij het opstellen van de algemene voorwaarden van de SaaS-leverancier.

Gebruikslimiet ten aanzien van de SaaS-dienst

In principe kan de opslagruimte die de klant krijgt ten aanzien van het gebruik van de SaaS-dienst onbeperkt zijn maar het kan wel wenselijk zijn om als SaaS-leverancier hier een limiet aan te stellen. Deze limiet kan inhouden dat er gewerkt wordt met het zogenaamde "fair use" principe. Dit houdt in dat de klant geen excessief gebruik mag maken van de SaaS-dienst. Van excessief gebruik is bijvoorbeeld sprake indien de klant meer dan drie keer de hoeveelheid opslagcapaciteit gebruikt in vergelijking met andere klanten.

Beschikbaarheid van de SaaS-dienst

Klanten willen waar voor hun geld en er is niks zo frustrerend als een SaaS-dienst die niet beschikbaar is voor de klant. Klanten verlangen daarom vaak dat de SaaS-leverancier een bepaalde mate van beschikbaarheid belooft na te komen. De SaaS-leverancier heeft hierbij de volgende opties: er wordt gekozen voor een inspanningsverplichting waarbij de SaaS-leverancier zich zal inspannen om de gewenste beschikbaarheid te halen, er kan worden gekozen voor een resultaatsverplichting waarbij de SaaS-leverancier de gewenste beschikbaarheid zal nakomen en als laatste is er de optie om een garantie af te geven voor de gewenste beschikbaarheid. Dit betekent dat de SaaS-leverancier de beschikbaarheid moet nakomen ook in het geval er sprake is van overmacht.

Data en de intellectuele eigendomsrechten met betrekking tot de SaaS-dienst

Via de SaaS-dienst wordt er de nodige data van de klanten opgeslagen. Dit is vaak gevoelige en waardevolle informatie. Alhoewel het juridische eigendom van "data" niet bestaat, is het wel aan te raden om in de algemene voorwaarden van de SaaS-leverancier op te nemen dat de data van de klant die via de SaaS-dienst wordt opgeslagen eigendom blijft van de klant. Alle andere toepasselijke relevante intellectuele eigendomsrechten met betrekking tot de SaaS-dienst blijven berusten bij de SaaS-leverancier.

Aansprakelijkheid van de SaaS-leverancier

Een SaaS-leverancier heeft vaak een grote klantenkring waaraan de SaaS-dienst geleverd wordt. Dit brengt ook de nodige risico's met zich mee aangezien indien de SaaS-dienst schade veroorzaakt dit waarschijnlijk bij alle klanten wordt toegebracht aangezien de SaaS-dienst op dezelfde wij geleverd wordt aan de klanten. Een SaaS-leverancier kan niet het juridische risico nemen dat alle klanten de SaaS-leverancier onbeperkt aansprakelijk stellen in het geval van opgelopen schade. Dan gaat de SaaS-leverancier waarschijnlijk failliet. Vandaar dat er aangeraden wordt om de aansprakelijkheid van de SaaS-leverancier te beperken in de algemene voorwaarden. Dit kan bijvoorbeeld worden bewerkstelligd door op te nemen dat de (directe) schade van de SaaS-leverancier beperkt is tot het factuurbedrag wat er jaarlijks wordt betaald wordt door de klant of tot het bedrag wat de verzekeraar van de SaaS-leverancier uitkeert.

Door de voorgaande onderwerpen af te vinken bij het opstellen van de algemene voorwaarden worden de juridische risico's voor de SaaS-leverancier beperkt indien er een overeenkomst wordt aangegaan met de klant. Het is verder aan te raden dat er aan de klant duidelijk wordt gemaakt dat deze algemene voorwaarden van toepassing moeten worden verklaard op de overeenkomst. Dit voorkomt een hoop juridische onderhandelingen indien bijvoorbeeld de inkoopvoorwaarden van de klant gehanteerd worden. Het argument dat hierbij gebruikt kan worden is dat deze algemene voorwaarden zijn toegeschreven op de dienstverlening van SaaS-leverancier.